• Sasha Struthers

Cómo los empleadores de Los Ángeles deben participar en el proceso interactivo con los empleados.


Puedes ver este artículo en inglés aquí.


COVID 19 ha cambiado la dinámica del lugar de trabajo. La definición de discapacidad ahora se amplía para incluir los síntomas y el diagnóstico de COVID 19. Los empleadores de Los Ángeles enfrentan una nueva realidad al ajustar los espacios de trabajo de sus empleados para prevenir la propagación de COVID 19. Los empleadores están familiarizados con el patrón de California de aprobar nuevas leyes con poca educación o preparación para que las cumplan. Septiembre de 2020 trajo al menos seis nuevas leyes que aumentan drásticamente el costo de operación para los propietarios de pequeñas empresas. Vea mi artículo aquí que resume brevemente estas nuevas leyes.

Me parece muy descorazonador lo fácil que es para los abogados de los empleados demandar a los empleadores por ignorancia de la ley. Las demandas por discriminación por discapacidad siempre han sido comunes. COVID 19 ahora aumentará el número de estos casos. Según el Departamento de Vivienda y Empleo Justo ("DFEH"), la mayoría de sus casos se basan en empleados que alegan que los empleadores manejaron mal su discapacidad real o percibida. Consulte el Informe anual de DFEH 2019, que muestra el porcentaje de casos de empleados por alegación. Esto solo aumentará porque los abogados de los empleados son ventajosos.

Los casos de discriminación por discapacidad y represalias en California son muy graves porque conllevan la carga unilateral de otorgar a los empleados predominantes los honorarios de sus abogados. Un empleador predominante no recibe automáticamente los honorarios de abogado. El abogado de un empleado tomará un caso de contingencia, lo que significa que un empleado no tiene que pagarle a un abogado de su bolsillo. El abogado del empleado y el empleado dividen cualquier cantidad que el empleado reciba del empleador. Los abogados de los empleados hacen esto porque saben que los casos de empleo se resuelven la mayor parte del tiempo y el dinero está casi garantizado.

La verdad: si un empleado ganara en el juicio, los honorarios del abogado ascenderían a cientos de miles de dólares. A menudo, la mejor decisión comercial del empleador es llegar a un acuerdo. Pero llegar a un acuerdo no significa que un empleador no deba presentar una defensa sólida. De hecho, he descubierto que los empleadores, sin abogado, llegan a un acuerdo demasiado pronto y pagan demasiado dinero. Ese enfoque expone a los empleadores a repetir los litigios de otros empleados. Anima a otros empleados a demandar a su empleador porque creen que es dinero fácil.

Esta publicación no es para asustar a los empleadores. Todo lo contrario, estoy escribiendo este artículo para educar a los empleadores sobre sus responsabilidades. Ningún abogado puede garantizar que no se demandará a un empleador. Pero un empleador puede recibir educación y seguir los pasos adecuados para tener una defensa sólida en el desafortunado caso de una demanda. En esta publicación discutiré los conceptos básicos y dejaré algunos consejos sobre lo que debe hacer un empleador con un empleado que tiene una discapacidad real o percibida.

¿Cómo se define la "discapacidad" en California?

La discapacidad está definida por la ley federal y la ley estatal. La definición de discapacidad de California es más amplia. Es importante que los empleadores conozcan ambas definiciones porque ambas leyes se aplican. Discutiré las leyes y la diferencia entre ambas leyes a continuación.

Ley Federal: Americans with Disabilities Act

El Americans with Disabilities Act (“ADA”) se convirtió en ley en 1990. El propósito de la ley es proteger a las personas con discapacidades de ser discriminadas por su discapacidad. La ADA utiliza definiciones específicas que expondré a continuación. Puede encontrar una copia de la ley ADA aquí. Las definiciones de la ADA relacionadas con la discapacidad son las siguientes:

Discapacidad

"El término "discapacidad " significa, con respecto a un individuo

“(A) un impedimento físico o mental que limita sustancialmente una o más actividades importantes de la vida de dicho individuo;

(B) un registro de tal impedimento; o

(C) que se considere que tiene tal impedimento." ADA § 12102, et seq.

Principales Actividades de la Vida

"[L]as principales actividades de la vida incluyen, pero no se limitan a,

  • Cuidar de uno mismo,

  • Realizar tareas manuales,

  • viendo,

  • escuchando,

  • comiendo,

  • dormido,

  • caminando,

  • en pie,

  • Levantamiento,

  • Flexión,

  • Hablando,

  • Respirar,

  • Aprendizaje,

  • leyendo,

  • Concentrarse,

  • pensando,

  • Comunicarse y

  • trabajando."

“[Una] actividad importante de la vida también incluye el funcionamiento de una función corporal importante, que incluye, entre otros,

  • Funciones del sistema inmunológico,

  • Crecimiento celular normal,

  • Digestivo,

  • Intestino,

  • Vejiga,

  • Neurológico,

  • Cerebro,

  • Respiratorio,

  • Circulatorio,

  • Endocrino, y

  • Funciones reproductivas ”.Id.

Se considera que tiene tal discapacidad

Un individuo cumple con este requisito “si el individuo establece que ha sido sometido a una acción prohibida bajo este capítulo debido a un impedimento físico o mental real o percibido, ya sea que el impedimento limite o se perciba que limita una actividad importante de la vida. " Id.

La ADA es amplia y pretende ser más inclusiva que menos. Un empleado no siempre tiene que decirle directamente a un empleador que está discapacitado. Si un empleado parece estar o puede considerarse discapacitado, entonces el empleado puede cumplir con la definición.

Ley de California- Fair Employment and Housing Act

California consolidó varias leyes y creó la Fair Employment and Housing Act (“FEHA”) en 1980. Desde entonces se ha modificado varias veces para que sea más inclusivo. El DFEH hace cumplir la ley FEHA. Si un empleado cree que su empleador lo ha acosado, discriminado o tomado represalias contra él, el empleado debe presentar un reclamo ante el DFEH antes de que se pueda presentar una demanda. La política de FEHA contra la discriminación se puede encontrar aquí.

Bajo FEHA, es ilegal que un empleador se niegue a contratar, capacitar o retener a un empleado debido a una discapacidad física, mental, condición médica o información genética. Un empleador tampoco puede discriminar a dicho empleado con compensación, términos, condiciones o privilegios de empleo. Las definiciones de FEHA son las siguientes:

Discapacidad Física

"'Discapacidad física' incluye, pero no se limita a, todo lo siguiente:

Tener algún fisiológico

  • enfermedad,

  • trastorno,

  • condición,

  • desfiguración cosmética, o

  • pérdida anatómica

que hace las dos cosas siguientes:

(A) Afecta uno o más de los siguientes sistemas corporales: neurológico, inmunológico, musculoesquelético, órganos de los sentidos especiales, respiratorio, incluidos los órganos del habla, cardiovascular, reproductivo, digestivo, genitourinario, hemico y linfático, cutáneo y endocrino.

(B) Limita una actividad importante de la vida." Gov’t Code § 12926, et seq.

Discapacidad Mental

"Tener algún trastorno o afección mental o psicológica, como discapacidad intelectual, síndrome cerebral orgánico, enfermedad emocional o mental o discapacidades específicas del aprendizaje, que limite una actividad importante de la vida." Id.

Genetic Information

“ ‘Genetic information’ means, with respect to any individual, information about any of the following:

(A) The individual’s genetic tests.

(B) The genetic tests of family members of the individual.

(C) The manifestation of a disease or disorder in family members of the individual.” Id.

Limita una actividad importante de la vida

"Los 'límites' se determinarán sin tener en cuenta las medidas atenuantes como medicamentos, dispositivos de asistencia, prótesis o adaptaciones razonables, a menos que la medida atenuante en sí limite una actividad importante de la vida."


"" Las principales actividades de la vida "se interpretarán de forma amplia" e incluye

  • Actividades físicas, mentales, sociales y laborales.

  • Cualquier otro impedimento de salud que requiera educación especial o servicios relacionados.

  • El empleador sabe que tiene antecedentes de una enfermedad, trastorno, afección, desfiguración cosmética, pérdida anatómica o deterioro de la salud.

  • Ser considerado o tratado por el empleador como que tiene, o ha tenido, cualquier condición física que dificulta el logro de una actividad importante de la vida.

Cuál es la diferencia entre ADA y FEHA?

Según la ADA, una actividad importante de la vida debe estar sustancialmente limitada. Bajo FEHA, una actividad importante de la vida debe ser difícil. El estándar FEHA es mucho más bajo y más amplio. Esto significa que es más fácil encontrar a un empleado con una discapacidad según la ley de California.

¿Qué es el proceso interactivo?

"Los empleadores deben participar en un proceso interactivo de buena fe con los empleados y candidatos que tienen discapacidades para determinar las adaptaciones razonables apropiadas que podrían superar las limitaciones laborales del empleado o solicitante." Gov’t Code § 12940(n).

Un proceso interactivo oportuno y de buena fe es un diálogo abierto con un empleado para encontrar un ajuste razonable para que el empleado pueda mantener su trabajo. El proceso interactivo debe realizarse predominantemente por escrito, como cartas o correos electrónicos al empleado. De esta forma se registran los razonamientos del empleador durante el proceso interactivo. Una vez que se establece la discapacidad de un empleado y el empleado solicita una adaptación, el empleador hará lo siguiente:

  • Discuta verbalmente la discapacidad con el empleado. Esto debe hacerse en privado.

  • Solicite que el empleado proporcione una certificación de su estado de discapacidad y restricciones laborales.

  • Investigue la discapacidad y qué efectos tiene en el empleado.

  • Determine opciones para acomodar al empleado. Estas opciones no deben crear una dificultad excesiva para la empresa y no deben representar una amenaza directa para otros empleados.

  • Comunicar por escrito, como carta o correo electrónico, al empleado las adaptaciones razonables, si las hubiera.

  • Lleve a cabo una reunión en persona con el empleado para discutir las adaptaciones razonables, si las hubiera.

Un proceso interactivo de buena fe requiere un diálogo abierto con un empleado. A menudo, los empleadores apresuran este proceso y eso es un error. Los empleadores deben darse el tiempo suficiente para investigar y pensar en adaptaciones razonables. Un empleador debe participar en el proceso interactivo incluso si el proceso en sí mismo no da como resultado una adaptación razonable.

¿Cuándo se vuelve necesario el proceso interactivo?

Una vez que se establece la discapacidad de un empleado, el empleador debe proporcionar una adaptación razonable, a menos que esa adaptación cause una dificultad indebida en la empresa. La discapacidad se establece una vez que un empleado notifica al empleador o el empleador percibe que el empleado tiene una discapacidad. Inmediatamente, el empleador debe iniciar un proceso interactivo de buena fe como se explica en este artículo.

¿Tipos de ajustes razonables?

Un empleador debe pensar fuera de la caja. Las adaptaciones razonables pueden presentarse de muchas formas. A continuación, se muestran algunos ejemplos de adaptaciones razonables comunes:

  • Cambio de tareas laborales- Un empleado aún necesita realizar las funciones laborales esenciales de su puesto. Un empleador debe enumerar las obligaciones laborales específicas del puesto del empleado. Luego, el empleador debe considerar qué deberes laborales son necesarios. A partir de ahí, el empleador debe determinar qué deberes laborales serían difíciles de realizar para el empleado debido a su discapacidad. Esto puede implicar la eliminación de ciertos aspectos de las tareas laborales, reasignar las tareas laborales, otorgar obligaciones laborales a otros empleados o cambiar los procedimientos para cumplir con las obligaciones laborales.

  • Cambiar los horarios de trabajo- cambiar el horario de un empleado puede ser una de las adaptaciones más fáciles. Un empleador puede considerar cambiar las horas de inicio o finalización de un empleado. Otra opción sería reducir las horas del empleado si esto no causaría una dificultad excesiva en las operaciones. La reducción de horas puede ser temporal o permanente en función de la discapacidad del empleado. Además, California tiene un programa de Horarios de trabajo alternativos para permitir a los empleados opciones de licencia más flexibles.

  • Reestructuración del espacio de trabajo- COVID 19 nos ha enseñado que el espacio de trabajo se puede modificar. Cambiar un espacio de trabajo puede ser una adaptación potencialmente fácil. Dichos cambios pueden incluir la compra de nuevos escritorios, estantes, almacenamiento, mover muebles actuales o reubicar el espacio de trabajo de un empleado más cerca del baño u otras áreas que el empleado usa con frecuencia. También se pueden comprar otros equipos específicos para el desempeño del trabajo. Con la tecnología son posibles muchas cosas.

  • Reasignación- esta opción suele ser para empleados a más largo plazo. Si la discapacidad del empleado se desarrolló durante su empleo, entonces el empleador debe hacer un esfuerzo para preservar el empleo. La reasignación es apropiada cuando no hay otras adaptaciones razonables para el puesto actual del empleado.

  • Trabajar desde casa- advierto a los empleadores que usan esta opción. Vea mi artículo aquí sobre los costos ocultos de un programa de trabajo permanente desde casa. Trabajar desde casa requiere que el empleador compense al empleado por gastos comerciales razonables. Esta opción debe considerarse, pero puede causar una dificultad excesiva a un empleador si la presencia del empleado en el lugar de trabajo es necesaria.

¿Qué es la defensa por dificultades indebidas?

"" Dificultad excesiva "significa una acción que requiere una dificultad o un gasto significativo, cuando se considera a la luz de los siguientes factores:

(1) La naturaleza y el costo del alojamiento necesario.

(2) Los recursos financieros generales de las instalaciones involucradas en la provisión de las adaptaciones razonables, el número de personas empleadas en la instalación y el efecto en los gastos y recursos o el impacto de estas adaptaciones en el funcionamiento de la instalación.

(3) Los recursos financieros generales de la entidad cubierta, el tamaño total del negocio de una entidad cubierta con respecto al número de empleados y el número, tipo y ubicación de sus instalaciones.

(4) El tipo de operaciones, incluyendo la composición, estructura y funciones de la fuerza laboral de la entidad.

(5) La separación geográfica o la relación administrativa o fiscal de la instalación o instalaciones ". Gov’t Code § 12926(u).

Las dificultades excesivas pueden tener una base financiera, pero ese no es el argumento más fuerte para un empleador. El factor de dificultad indebida más crítico es cómo la adaptación de un empleado afectaría a otros empleados. Si una acomodación razonable obligara a otros empleados a trabajar más horas o ejerciera presión sobre las operaciones, puede que no sea factible.

¿Cómo documentar el proceso interactivo?

No existe un procedimiento específico para documentar el proceso interactivo, pero aquí hay algunos pasos que pueden ayudar.

Paso 1

Una vez que se conoce la discapacidad de un empleado, el empleador debe anotarlo en el expediente del empleado. Puede encontrar una plantilla de "Nota al archivo" aquí. Esta nota debe permanecer confidencial junto con el resto del archivo de personal del empleado. En esta nota, un empleador debe documentar el tipo de discapacidad, los comentarios que hizo el empleado sobre la discapacidad, las restricciones previsibles que la discapacidad tiene en las tareas del trabajo y todo lo que se discute verbalmente con el empleado. Las primeras conversaciones verbales con los empleados a menudo resultan en la determinación de ajustes razonables.

Paso 2

Envíe al empleado una carta o correo electrónico solicitando una certificación de la discapacidad del empleado con una lista de restricciones laborales. Mantenga todos los documentos de respuesta en el archivo de los empleados.

Paso 3

Documente la investigación que realizó sobre la discapacidad. Tome nota de los sitios web y los materiales escritos que lea sobre la discapacidad.

Paso 4

Si aún no lo ha hecho, determine si las adaptaciones razonables discutidas son operativamente factibles. Redacte una carta o correo electrónico a un empleado determinando si las adaptaciones razonables discutidas están aprobadas o proponga otras adaptaciones razonables.

Paso 5

Tenga una reunión con el empleado para discutir las adaptaciones razonables. Tome notas durante esta reunión. Por lo general, durante esta reunión se determinan las adaptaciones finales razonables. Luego, redacte una carta o un correo electrónico al empleado que resuma la reunión en persona y las determinaciones.

Paso 6

Mantenga un registro de la implementación. Tome notas sobre cómo están funcionando las adaptaciones razonables y sus efectos en las operaciones.

Paso 7

A veces, las adaptaciones razonables deben cambiarse con el tiempo. Cuando ese sea el caso, repita el proceso anterior documentando las comunicaciones, la investigación y las determinaciones para las adaptaciones razonables modificadas, si las hubiera.

¿Cómo concluir el proceso interactivo?

Una carta o correo electrónico al empleado que describa las adaptaciones razonables es una buena manera de documentar la conclusión. Luego implemente las adaptaciones. Esté preparado para que el empleado regrese con más solicitudes o cambios en las adaptaciones razonables. Documente siempre el proceso para que usted haga su parte para participar.

¿Por qué los empleadores necesitan un abogado antes de comenzar el proceso interactivo?


Cada caso de discapacidad de un empleado es único y debe manejarse caso por caso. Los empleadores de Los Ángeles están sujetos a algunas de las leyes más estrictas. Los Ángeles tiene sus propias leyes de licencia por enfermedad. Además, Los Ángeles tiene una gran población de abogados amigables con los empleados que alientan a los empleados a demandar a sus empleadores. Las leyes de discapacidad laboral tienen varios niveles, desde el proceso interactivo de buena fe requerido hasta políticas muy amplias de licencias remuneradas y no remuneradas. Lea mi publicación aquí sobre las diversas licencias que deben conocer los empleadores de Los Ángeles.

Los empleadores están lo suficientemente abrumados al lidiar con las operaciones diarias que les resulta difícil hacer un seguimiento. Cuando se determina que un empleado tiene una discapacidad, llame a un abogado laboral, como yo. Las comunicaciones con su abogado son privilegiadas, por lo que puede tener una conversación honesta con un abogado antes de presentarle opciones al empleado. Si cree que una adaptación no es posible, querrá hablar con un abogado sobre el despido del empleado antes de hacerlo. Recuerde que no necesita una respuesta de inmediato. Un abogado puede arrojar algo de luz desde el punto de vista del litigio para evitar posibles demandas.

¿Qué hacer si un empleado lo demanda por su discapacidad?

Si un empleado lo está demandando debido a su discapacidad, debe llamar inmediatamente a un abogado, como yo, para discutir los hechos del caso y las estrategias de defensa. Estos casos toman tiempo, pero generalmente se resuelven al final. Querrá discutir conmigo la situación específica para que podamos encontrar un enfoque práctico para la resolución y la prevención futura.


Si no está seguro de cómo abordar el proceso interactivo o adaptaciones razonables, llame al (818) 306-0686 o envíeme un correo electrónico a sasha@struthers.legal para programar una consulta. Muchos de mis clientes han tenido defensas débiles porque no entendieron los requisitos y no pidieron ayuda a un abogado.


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La información de esta publicación es solo para fines de información general. Nada en esta publicación debe tomarse como consejo legal para ningún caso o situación individual. Esta información no tiene la intención de crear, y la recepción o visualización no constituye una relación abogado-cliente. Esta publicación ha sido traducida al español con Google Translate.